電子請求書保存の注意点

こんにちは
公認会計士税理士の宮田です。

みなさんは請求書を紙で郵送していますか？
実は電子データの請求書をメールで送付することも問題ありません。
ただし、受領者は電子請求書の保存方法には条件があり注意が必要です。

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請求書の様式に法律の決まりなし

請求書の様式に法律上の決まりはありません。
また、請求書に社印等の印鑑を押す必要もありません。
したがって取引先と合意できれば、印鑑のない電子データで作成した請求書をメールで送付することも可能です。

ただし実務上は以下の点に気を付けたほうが良いです。

ExcelやWordで請求書を作成した場合、PDFに変換して送付しましょう。
ExcelやWordのまま送付すると、金額や品目等の変更が容易にできてしまします。
改変防止のためにPDFで送付するのがおすすめです。

請求書の様式に決まりはありませんが、消費税の仕入税額控除を受けるためには次の5点が請求書に記載されていなければなりません。
取引先が控除を受けられないという事態を招かないためにも、最低限以下の項目は記載するようにしましょう。

・請求書作成者の氏名または名称
・取引先の氏名または名称
・取引の年月日
・取引の内容
・取引の金額（税込）

また実務上は上記5点に加えて、支払期限や振込先も記載することが一般的です。

電子請求書をメールで受け取った側が注意すべき点があります。
それは改ざんを防ぐため請求書の保存は税務上は紙での保存が原則ということです。
したがって、電子請求書を受け取った側は原則としてプリントアウトし、紙で請求書を保存する必要があります。

ただし以下のいずれかの条件を満たせば電子請求書を紙にプリントアウトせず、電子データのまま保存することも認められます。

タイムスタンプとはある時刻にその電子データが存在していたことと、それ以降改ざんされていないことを証明する技術です。

つまり受け取った電子請求書を改ざんしていないということをタイムスタンプで証明した場合には電子データのままで保存が認められます。
タイムスタンプは電子請求書を受け取ったらすぐに付す必要があります。

電子請求書を取り扱う上での事務処理規定を整備し、それに基づいて運用を行うことで電子データのまま保存することが認められます。

事務処理規定では原則的に電子請求書の訂正や削除は禁止とし、それらをやむを得ず実行する場合、管理者による承認が必要な体制を確立する必要があります。
電子請求書が改ざんされない体制を作ることで、電子データ保存が実現できます。

受け取った側が電子請求書をデータで保存するには厳しい条件が必要でしたが、2020年10月以降は条件が緩和され、以下いずれかの条件を満たせばよくなります。

電子請求書の発行者側でタイムスタンプが付与されていれば、受領側のタイムスタンプが不要となり、そのまま電子保存できます。

受領側が自由に訂正や削除などの改変ができないシステムやサービスを利用して電子請求書をやり取りした場合はそのまま電子保存が認められます。
クラウドシステム等が該当します。